الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (المستوى الأول)

لقد تم تصميم برنامج الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (المستوى الأول) بهدف إكساب المشاركين الخبرات العملية والعلمية الأساسية التي تؤهلهم للعمل في مجال الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية بنجاح، وكذلك صقل خبرات ومهارات جميع الموظفين والمعنيين بعملية الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية في مختلف القطاعات وتزويدهم بالخبرات التخصصية اللازمة. كما يهدف البرنامج لتطوير مهارات المشاركين وأساليبهم لجعلهم أكثر فاعلية في رفع مستوى كفاءة أداء وإنتاجية العمل، بعد استخدام التقنيات الحديثة في الإدارة، وتوسع حجم الأعمال الإدارية، وبرزت أهمية تطور التكنولوجيا وأنظمة الاتصالات الحديثة من حيث طبيعة العمل الإداري، واستخدام الأساليب الحديثة لانجاز الأعمال بدقة وسرعة مناسبة. ومن أبرز الأساليب الحديثة في العمل الإداري، هي الأرشفة الإلكترونية لإدارة الوثائق والمحفوظات من خلال بناء نظام إلكتروني للتمكين من إنشاء الوثائق إلكترونياً, وتحويل الوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية، بهدف حماية وحفظ أصول الوثائق الورقية الأساسية والمهمة, وسرعة الحصول على المعلومات, والتمكين من الوصول إلى الوثائق المطلوبة في أقل وقت ممكن، وإتاحة المعلومات عن بُعد إلى المستفيدين والباحثين. وهو نظام مبني على الحاسب الإلكتروني في إدخال البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى وثائق ومحتوى إلكتروني, يدعم وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في إدارة الوثائق، ويوفر معلومات دقيقة وشاملة عن البيئة الخارجية للمؤسسة. وبإيجاز فإن عملية الأرشفة الإلكترونية؛ عبارة عن فهرسة المستندات والملفات الإلكترونية، والاحتفاظ بها لحين الحاجة إليها، فهي تنظم هذه البيانات وتقدم نسخة طبق عن الأصل لاستخدامها في البحث والتدقيق والأغراض القانونية. وتعتبر الأرشفة الإلكترونية ضرورة حتمية للمسؤولين عن المنظمات والمؤسسات والشركات بأنواعها المختلفة، فهي آمنة وسرية في تخزين واسترجاع جميع البيانات والملفات الإلكترونية المطلوبة على المدى الطويل. ومن أبرز الأساليب الحديثة أيضاً في العمل الإداري، هي الاتصال الإداري ويتمثل في عملية نقل الأفكار والمعلومات بين أجزاء المؤسسة الواحدة، في مختلف الاتجاهات عبر مراكز العمل المتعددة من أعلى المستويات إلى أدناها داخل الهيكل التنظيمي، سواء بالأسلوب الكتابي، أو الشفوي، أو أية وسيلة أخرى للتأثير على الآخرين مع الحفاظ على العلاقات الشخصية من أجل تنسيق الجهود، أو تحقيق ترابط وتعاون وتبادل الآراء وسلامة التجارب المطلوبة وتحقيق أهداف المؤسسة. ويعتمد الاتصال الإداري على نقل المعلومات والأفكار بصفة مستمرة بين الأفراد بين بعضهم البعض في كل المستويات التنظيمية بين الإدارة العُليا والمديرين التنظيميين والمشرفين والعاملين، أي شبكة تربط كل أعضاء التنظيم. ويرتكز على عملية إنتاج أو توفير أو تجميع البيانات، والمعلومات الضرورية لاستمرار العملية الإدارية في التخطيط والتنظيم والرقابة، ودور الاتصالات واضح في التأثير على الآخرين وتعزيز العلاقات الإنسانية والوظيفية. وبإيجاز فإن الاتصال الإداري؛ عبارة عن عملية تبادل الأفكار والمعلومات وتدفق التوجيهات والأوامر والقرارات بين المرؤوسين والعاملين بغرض توحيد أفكارهم ومفاهيمهم من أجل تحقيق أهداف العمل الإداري، ويتم من خلالها إيصال المعلومات والأفكار من مختلف الأقسام أو الإدارات الفرعية المكونة للهيكل التنظيمي للإدارة أو العكس والتي على أساسها تُتخذ القرارات.