الإدارة المكتبية الحديثة (المستوى الثالث)

لقد تم تصميم هذا البرنامج بهدف إكساب المشاركين الخبرات العملية والعلمية المتطورة التي تؤهلهم للعمل في مجال الإدارة المكتبية الحديثة بنجاح، وكذلك صقل خبرات ومهارات جميع الموظفين والمعنيين بعملية الإدارة المكتبية في مختلف القطاعات وتزويدهم بالخبرات التخصصية اللازمة. كما يهدف البرنامج لتطوير مهارات المشاركين وأساليبهم لجعلهم أكثر فاعلية في رفع مستوى كفاءة أداء وإنتاجية العمل المكتبي، بعد استخدام التقنيات الحديثة في الإدارة، وتوسع حجم الأعمال الإدارية، وخاصة الأعمال المكتبية، وبرزت أهمية الإدارة المكتبية الحديثة من حيث طبيعة العمل المكتبي، واستخدام الأساليب الحديثة والأجهزة العلمية لانجاز الأعمال بدقة وسرعة مناسبة. لم تعد وظيفة المكتب في وقتنا الحاضر تقتصر على استلام البيانات والمعلومات وتسجيلها وحفظها فقط، بل أصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات وأقسام المنظمة لسرعة اتخاذ القرارات والتخطيط السليم لأعمال المنظمة. لذلك فإن الإدارة المكتبية الحديثة الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب؛ أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة، وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها وخاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من أجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للاتصالات والحفظ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب القطاعات والشركات والمؤسسات؛ عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الاتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب. ولقد زاد من أهمية العمل المكتبي في المنظمات والهيئات الحكومية والأهلية في السنوات الأخيرة؛ الاتجاه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة والذي يعتمد في مضمونه على المعلومات في اتخاذ القرارات وإنجاز الأعمال مما جعل البعض يطلق عليه (الإدارة بالمعلومات). وتعتبر المعلومات أساساً لاتخاذ القرارات الإدارية، وتجميع هذه المعلومات وتنسيقها وتداولها بشكل منظم؛ لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الأعمال المكتبية والتي تنتشر في كل ركن من أركان المنظمة. ويلاحظ أنه كلما كانت المعلومات كاملة ودقيقة ويتم توفيرها في الوقت المناسب؛ فإن أثر ذلك ينعكس على سلامة القرارات الإدارية التنفيذية بفرض حسن استخدام هذه المعلومات بمعرفة الإدارة، كما أن تباطؤ أو خطأ في تداول المعلومات أو البيانات بين الإدارات أو الجهات المعنية؛ سيؤدي إلى اتخاذ قرارات غير دقيقة، إن لم تكن خاطئة كلية، وما يترتب على ذلك من آثار مختلفة ضارة بالمشروع أو الجهة المعنية لأن ما يترتب على باطل فهو باطل. وعلى ذلك؛ لم تكن إدارة الأعمال المكتبية بالأمر الذي يمكن أن يتركه الإداريون للصدفة، فقد تضمن تحولاً كبيراً مصاحباً لتطبيق مبادئ الإدارة العلمية، وتضمن هذا التحول تقدماً كبيراً في مختلف مجالات إدارة الأعمال المكتبية التي يستخدم من أجلها مديرو المكاتب وذلك الجهاز الضخم من الرجال والنساء الذي يمثل أكبر قطاع من العاملين في المنظمات والمؤسسات؛ وبمقدار كفاءة تكون حيويتها وفاعليتها أو جمودها وتعطلها؛ كما أنه بمقدار أمانته وإخلاصه تتحقق براعة التنظيم وقوته، وكذلك سرية المعلومات الخاصة به ومرونة وسرعة الإجراءات المتعددة وخاصة في مجال الخدمات وتيسير وصولها لأصحابها من المتعاملين. ومن ذلك يتضح أن وظائف الإدارة المكتبية الحديثة وما تتضمنه من الأعمال المكتبية؛ هي بطبيعتها وظائف خدمة وتيسير لأعمال أخرى فنية يقوم بها متخصصون في مجالات متعددة، لذلك فقد زادت أعباء ونشاطات الأعمال المكتبية، وانعكس ذلك على مختلف وظائفها لتتناسب مع الإدارة المكتبية الحديثة التي تتطور بشكل سريع.